Материальная помощь на похороны: как оформить

Обязательна ли, где закрепляется и какие документы нужны.

Материальная помощь при смерти родственника — распространённая практика, но не обязанность работодателя. Разбираем, как её правильно оформить.

Материал справочный: налоговые вопросы сверяйте с бухгалтером и с действующими нормами.

Обязательна ли

Нет. Закон не обязывает работодателя выплачивать материальную помощь: это добровольное решение организации.

Обязательной она становится, если закреплена в коллективном договоре, положении об оплате труда или ином локальном акте. Тогда работник вправе на неё рассчитывать.

Не путайте её с социальным пособием на погребение: то выплачивается в силу закона и отказать в нём нельзя.

Где закрепить

• В коллективном договоре.
• В положении об оплате труда или о социальных гарантиях.
• В трудовом договоре — реже.
• Разовым решением руководителя — без закрепления.

Первые два варианта предпочтительнее: они снимают вопрос «почему ему дали, а мне нет» и делают правила предсказуемыми.

В акте стоит указать: при каких событиях выплачивается, кому, в каком размере и в каком порядке.

При каких событиях

Обычно перечисляют смерть близкого родственника сотрудника и смерть самого сотрудника — во втором случае помощь выплачивается семье.

Круг родственников определяет сама организация. Разумно включить родителей, супруга, детей, братьев и сестёр: именно эти случаи встречаются чаще всего.

Какие документы нужны

1. Заявление сотрудника.
2. Копия свидетельства о смерти.
3. Документ, подтверждающий родство.
4. Приказ руководителя о выплате.

Третий пункт обязателен, если помощь привязана к степени родства. Без него бухгалтерия не сможет обосновать выплату.

Свидетельство выдают не в первый день. Разумная практика: принять заявление сразу, документ — позже.

Размер

Определяется организацией. Может быть фиксированным, привязанным к окладу или устанавливаться решением руководителя в каждом случае.

Фиксированная сумма удобнее: она понятна сотрудникам и не порождает ощущения несправедливости.

Налогообложение

Порядок обложения материальной помощи в связи со смертью имеет особенности и зависит от того, кому и в связи с чем она выплачивается.

Это та область, где не стоит полагаться на статьи из интернета и на прошлогодние разъяснения. Сверьте с актуальными нормами и при необходимости запросите разъяснение.

Правильно оформленные документы здесь важны не меньше самой выплаты: от них зависит порядок налогообложения.

Как это выглядит со стороны сотрудника

Человек в первые дни не в состоянии изучать положения и писать заявления. Разумно, чтобы кадровик сам сообщил о возможности и подсказал порядок.

Сотрудники редко спрашивают о таких выплатах: многим неловко просить деньги в связи со смертью близкого. Инициатива должна идти от компании.

Что ещё может сделать организация

• Предоставить отпуск, не дожидаясь документов.
• Помочь с транспортом.
• Взять на себя часть организационных расходов.
• Отправить венок или корзину от коллектива.
• Не торопить с возвращением к полной нагрузке.

Последний пункт не стоит денег, а значит для человека часто больше остальных.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выплачивать материальную помощь?

Нет, если она не закреплена во внутренних актах.

Чем она отличается от пособия на погребение?

Пособие выплачивается в силу закона, помощь — по решению организации.

Какие документы нужны?

Заявление, свидетельство о смерти, документ о родстве, приказ.

Облагается ли помощь налогом?

Порядок имеет особенности. Сверяйте с актуальными нормами.

Где лучше закрепить правила?

В коллективном договоре или положении об оплате труда.

Поможем сотруднику с организацией

Документы, транспорт и похороны — чтобы человек не разрывался между инстанциями. Звоните: +7 (921) 862-42-56, ежедневно с 10:00 до 18:00, Сиреневый бульвар, 18.