Документы для бухгалтерии при смерти работника

Что собрать, от кого и что подшить в дело.

Выплаты родственникам умершего сотрудника оформляются на основании конкретного комплекта документов. Разбираем, что нужно собрать и от кого.

Материал справочный: состав документов сверяйте с вашим юристом и с действующими нормами.

Базовый комплект

• Копия гербового свидетельства о смерти.
• Заявление от члена семьи или иждивенца.
• Паспорт заявителя.
• Документы, подтверждающие родство.
• Реквизиты счёта для перечисления.

Этого достаточно для оформления окончательного расчёта в большинстве случаев.

Что нужно дополнительно

• Справка о смерти из ЗАГСа — для пособия на погребение.
• Документы, подтверждающие совместное проживание, если это требуется.
• Подтверждение иждивения, если заявитель не член семьи.
• Документы об оплате похорон — при возмещении расходов.
• Акт о несчастном случае — при смерти на производстве.

Первый пункт часто путают с гербовым свидетельством. Это разные документы: справка выдаётся в ЗАГСе вместе со свидетельством и нужна именно для пособия.

Что подшить в личное дело

1. Копию свидетельства о смерти.
2. Приказ о прекращении трудового договора.
3. Заявления родственников.
4. Копии документов о родстве.
5. Расписку в получении трудовой книжки.

Последний пункт фиксируется отдельно: выдача трудовой книжки родственнику оформляется под расписку и отражается в книге учёта.

Если родственников несколько

Обращений может быть несколько, и вопрос о том, кому выплачивать, иногда становится спорным.

Порядок определяется законом, а не усмотрением работодателя. При наличии спора между родственниками разумно приостановить выплату и запросить разъяснение у юриста: ошибка здесь чревата повторным требованием.

Не выплачивайте суммы «первому обратившемуся», если знаете, что есть другие претенденты.

Если родственники не обращаются

Бывает, что связь с семьёй потеряна или никто не приходит. Суммы при этом не «сгорают»: по истечении установленного срока они включаются в наследственную массу.

Дальше их получают через нотариуса в порядке наследования. Работодателю следует зафиксировать факт неполучения и сохранить документы.

Налогообложение

Порядок обложения выплат родственникам умершего работника имеет особенности и различается по видам выплат.

Не полагайтесь на общие статьи из интернета и на прошлогодние разъяснения: сверяйте с актуальными нормами и при необходимости запрашивайте разъяснение.

Сроки

• Расчёт — в установленный срок со дня подачи документов.
• Обращение родственников за расчётом — ограничено законом.
• Пособие на погребение — шесть месяцев со дня смерти.
• Уведомление страховщика — по условиям договора, обычно коротко.

Второй и четвёртый пункты пропускают чаще всего. Предупредите родственников о них письменно, а не устно.

Частые вопросы

Чем справка о смерти отличается от свидетельства?

Это разные документы. Справка выдаётся в ЗАГСе и нужна для пособия на погребение.

Что делать, если обратились несколько родственников?

Приостановить выплату и запросить разъяснение у юриста.

Что если никто не обратился?

По истечении срока суммы включаются в наследственную массу.

Нужна ли доверенность от семьи?

Для получения выплат — нет, достаточно документов о родстве и заявления.

Кому выдать трудовую книжку?

Родственнику под расписку или почтой по письменному заявлению.

Поможем семье с документами

Оформим свидетельство и справку из ЗАГСа, которые понадобятся бухгалтерии. Звоните: +7 (921) 862-42-56, ежедневно с 10:00 до 18:00, Сиреневый бульвар, 18.