Умер сотрудник: что делать работодателю

Приказ, выплаты, документы и сроки — по шагам.

Смерть работника — ситуация редкая, и порядок действий в компании обычно никто не помнит. Разбираем по шагам, что делает работодатель.

Материал справочный: кадровые и налоговые вопросы сверяйте с действующими нормами и с вашим юристом, нормы периодически меняются.

Порядок по шагам

1. Получить от родственников копию свидетельства о смерти.
2. Издать приказ о прекращении трудового договора.
3. Произвести окончательный расчёт.
4. Подсказать родственникам, что за пособием на погребение нужно обращаться в Социальный фонд.
5. Выдать трудовую книжку родственнику.
6. Передать сведения в установленном порядке.

Первый пункт — отправная точка: без документа о смерти оформить ничего нельзя.

Приказ

Трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Датой прекращения указывается дата смерти по свидетельству, а не дата издания приказа.

Основанием служит свидетельство о смерти. Копию подшивают к личному делу.

Если человек числился на работе после даты смерти, эти дни корректируются — сверьте с бухгалтерией табель.

Окончательный расчёт

Начисленная, но не полученная заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск выплачиваются членам семьи или лицу, находившемуся на иждивении.

Выплата производится по заявлению, при предъявлении документов о родстве и свидетельства о смерти, в установленный законом срок со дня подачи документов.

Срок обращения ограничен. Если родственники не обратились вовремя, суммы включаются в наследственную массу, и получить их можно будет только через нотариуса.

Подробнее — в отдельной статье о выплатах семье умершего работника.

Пособие на погребение

С 1 января 2025 года социальное пособие на погребение работодатель не выплачивает: его назначает и выплачивает Социальный фонд напрямую тому, кто оплатил похороны.

Основание — справка о смерти из ЗАГСа. Срок обращения — шесть месяцев со дня смерти.

Поэтому родственников, которые пришли за пособием, направьте в Социальный фонд: заявление подают в клиентской службе фонда или через Госуслуги.

Трудовая книжка

Выдаётся родственнику под расписку либо направляется почтой по письменному заявлению. Порядок выдачи фиксируется в книге учёта.

Если ведётся электронная трудовая книжка, родственнику выдаются сведения о трудовой деятельности в установленном формате.

Что ещё стоит сделать

• Проверить, было ли коллективное страхование сотрудников.
• Уточнить, предусмотрена ли материальная помощь внутренними актами.
• Решить, как сообщить коллективу.
• Определить, кто в компании ведёт общение с семьёй.
• Закрыть доступы и служебные учётные записи.

Первый пункт часто упускают, а полис может дать семье выплату, о которой она не знает. Проверьте это в отделе кадров.

Если смерть на производстве

Порядок принципиально иной: обязательное расследование, акт установленной формы, страховые выплаты через Социальный фонд.

Уведомить уполномоченные органы нужно незамедлительно. Подробности — в статье о расследовании несчастного случая на производстве.

Как вести себя с семьёй

Назначьте одного человека для общения — обычно это кадровик. Семье в такие дни тяжело объяснять ситуацию нескольким сотрудникам подряд.

Сообщите им, что положено: расчёт и материальная помощь — у вас, пособие на погребение — в Социальном фонде, страховка — по условиям договора. Сами родственники об этом чаще всего не знают и не спрашивают.

Это не формальность и не благотворительность. Компания, которая не бросила семью в первые дни, запоминается коллективу надолго.

Частые вопросы

Какой датой прекращается трудовой договор?

Датой смерти по свидетельству, а не датой приказа.

Кому выплачивать расчёт?

Членам семьи или иждивенцу по заявлению с документами.

Обязан ли работодатель платить пособие на погребение?

Нет, с 2025 года пособие выплачивает Социальный фонд. На работодателе остаются окончательный расчёт и, если предусмотрена, материальная помощь.

Кому выдать трудовую книжку?

Родственнику под расписку или почтой по письменному заявлению.

Что делать, если смерть произошла на работе?

Незамедлительно уведомить уполномоченные органы и организовать расследование.

Поможем семье с документами

Если сотруднику нужна помощь с организацией похорон, звоните: +7 (921) 862-42-56, ежедневно с 10:00 до 18:00, Сиреневый бульвар, 18.